E-facturatie in Belgie: wat je moet weten als zelfstandige
Sinds 1 januari 2026 is B2B e-facturatie verplicht in Belgie. Wat betekent dit concreet voor jou als zelfstandige of KMO? Een helder overzicht.
Wat is er veranderd?
Sinds 1 januari 2026 moet elke btw-plichtige onderneming in Belgie gestructureerde elektronische facturen versturen en ontvangen. Dit is geregeld door de wet van 6 februari 2024 en geldt voor alle B2B-transacties.
Concreet betekent dit: een PDF per e-mail sturen volstaat niet meer. Je factuur moet in een gestructureerd formaat (EN 16931) verstuurd worden via het Peppol-netwerk.
Wat is Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van elektronische bedrijfsdocumenten. Denk aan het als een soort "e-mail voor facturen", maar dan gestandaardiseerd zodat elk systeem de factuur automatisch kan verwerken.
Elke onderneming op het Peppol-netwerk heeft een uniek adres (op basis van je btw-nummer). Je facturatiesoftware stuurt de factuur via een Access Point naar het Access Point van je klant.
Wat moet er op een e-factuur staan?
De Belgische wetgeving (Artikel 5 van KB nr. 1) schrijft een reeks verplichte vermeldingen voor. De belangrijkste:
Verkoopgegevens: naam, adres, btw-nummer van de verkoper. Klantgegevens: naam, adres, btw-nummer van de koper. Factuurgegevens: factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum. Lijndetails: omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs, btw-tarief. Btw-overzicht: totaal per btw-tarief, totaalbedrag. Betalingsinfo: bankrekeningnummer, betalingsreferentie.
Afhankelijk van het btw-regime zijn er ook specifieke wettelijke vermeldingen nodig, zoals "Verlegging van heffing" bij het medecontractantsysteem.
Wat zijn de boetes?
Bij een eerste overtreding riskeer je een boete van 1.500 euro. Bij herhaalde overtredingen kan dit oplopen tot 5.000 euro per overtreding.
Wat moet je nu doen?
- Controleer je huidige facturatiesoftware. Ondersteunt het Peppol? Kan het gestructureerde e-facturen versturen en ontvangen?
- Registreer je op het Peppol-netwerk. Dit gebeurt via je facturatiesoftware of Access Point provider.
- Informeer je klanten. Laat hen weten dat je voortaan e-facturen verstuurt via Peppol.
- Test. Stuur een testfactuur naar jezelf of een collega om te verifiëren dat alles werkt.
En vanaf 2028?
De Belgische overheid plant real-time e-reporting via het Peppol 5-corner model. Dit betekent dat elke factuur ook automatisch gemeld wordt bij de fiscus. De infrastructuur die je nu opzet, bereidt je voor op deze volgende stap.
Klair maakt het eenvoudig
Met Klair hoef je niets te weten over Peppol, UBL of EN 16931. Je zegt wat je wil factureren, Klair doet de rest. Peppol-ready vanaf dag 1, zonder gedoe. Schrijf je in op onze wachtlijst en wees er als eerste bij.