Wat is er veranderd?
Sinds 1 januari 2026 moet elke btw-plichtige onderneming in België gestructureerde elektronische facturen versturen en ontvangen. Dit is geregeld door de wet van 6 februari 2024 en geldt voor alle B2B-transacties.
Concreet betekent dit: een PDF per e-mail sturen volstaat niet meer. Je factuur moet in een gestructureerd formaat (EN 16931) verstuurd worden via het Peppol-netwerk.
Wat is Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van elektronische bedrijfsdocumenten. Denk eraan als een soort "e-mail voor facturen", maar dan gestandaardiseerd zodat elk systeem de factuur automatisch kan verwerken.
Elke onderneming op het Peppol-netwerk heeft een uniek adres (op basis van je btw-nummer). Je facturatiesoftware stuurt de factuur via een Access Point naar het Access Point van je klant.
Wat moet er op een e-factuur staan?
De Belgische wetgeving (Artikel 5 van KB nr. 1) schrijft een reeks verplichte vermeldingen voor. De belangrijkste:
Verkoopgegevens: naam, adres en btw-nummer van de verkoper. Klantgegevens: naam, adres en btw-nummer van de koper. Factuurgegevens: factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum. Lijndetails: omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en btw-tarief. Btw-overzicht: totaal per btw-tarief en totaalbedrag inclusief btw. Betalingsinfo: bankrekeningnummer (IBAN) en gestructureerde mededeling.
Afhankelijk van het btw-regime zijn er ook specifieke wettelijke vermeldingen nodig, zoals "Verlegging van heffing" bij het medecontractantsysteem of "Vrijgesteld van btw — artikel 44 WBTW" bij vrijgestelde handelingen.
Wat zijn de boetes?
Bij een eerste overtreding riskeer je een boete van 1.500 euro. Bij herhaalde overtredingen kan dit oplopen tot 5.000 euro per overtreding. Er geldt wel een tolerantieperiode in het eerste kwartaal van 2026, maar daarna wordt er gehandhaafd.
Wat moet je nu doen?
- Controleer je huidige facturatiesoftware. Ondersteunt ze Peppol? Kan ze gestructureerde e-facturen versturen én ontvangen?
- Registreer je op het Peppol-netwerk. Dit gebeurt via je facturatiesoftware of Access Point-provider.
- Informeer je klanten. Laat hen weten dat je voortaan e-facturen verstuurt via Peppol.
- Test grondig. Stuur een testfactuur naar jezelf of een collega om te verifiëren dat alles correct werkt.
En vanaf 2028?
De Belgische overheid plant real-time e-reporting via het Peppol 5-corner-model. Dit betekent dat elke factuur ook automatisch gemeld wordt bij de fiscus. De infrastructuur die je nu opzet, bereidt je voor op deze volgende stap.
Klair maakt het eenvoudig
Met Klair hoef je niets te weten over Peppol, UBL of EN 16931. Je zegt wat je wil factureren, Klair doet de rest — Peppol-klaar vanaf dag 1, zonder gedoe.
Klaar om te starten met Klair?
Peppol-klaar factureren met AI. Geen gedoe, geen formulieren.