Peppol uitgelegd in 5 minuten
Peppol klinkt technisch, maar het concept is eenvoudig. Een heldere uitleg zonder jargon, voor ondernemers die gewoon willen factureren.
Peppol in een zin
Peppol is een netwerk waarmee bedrijven elektronische facturen naar elkaar kunnen sturen, ongeacht welke software ze gebruiken.
De postanalogie
Stel je voor dat je een brief wil versturen. Je schrijft de brief, stopt hem in een envelop met het juiste adres, en brengt hem naar de post. De post zorgt ervoor dat de brief bij de juiste persoon belandt, ongeacht waar die woont.
Peppol werkt precies zo, maar dan voor facturen:
Jouw facturatiesoftware schrijft de factuur in het juiste formaat (de "brief"). Een Access Point is de "post" die de factuur verstuurt. Het Peppol-netwerk is het "postnetwerk" dat ervoor zorgt dat de factuur bij de juiste ontvanger belandt. De ontvanger krijgt de factuur automatisch in zijn systeem.
Waarom niet gewoon een PDF e-mailen?
Een PDF is eigenlijk een foto van een factuur. Een mens kan het lezen, maar een computer kan er niets automatisch mee doen. Elke factuur moet dan handmatig ingevoerd worden in de boekhouding.
Een Peppol e-factuur is gestructureerde data. Het boekhoudprogramma van je klant kan de factuur automatisch inlezen: bedrag, btw, klantgegevens, alles staat op de juiste plek. Geen tikfouten, geen handmatig werk.
Het formaat: UBL en EN 16931
UBL (Universal Business Language) is het formaat waarin Peppol-facturen geschreven worden. EN 16931 is de Europese standaard die bepaalt welke velden er in moeten staan.
Je hoeft hier niets van te weten. Je facturatiesoftware regelt dit automatisch. Net zoals je niet hoeft te weten hoe TCP/IP werkt om een e-mail te versturen.
Hoe werkt het technisch?
- Je maakt een factuur aan in je software.
- De software genereert een UBL-bestand (XML).
- Het UBL-bestand wordt naar je Access Point gestuurd.
- Jouw Access Point stuurt het naar het Access Point van de ontvanger.
- Het Access Point van de ontvanger levert de factuur af in hun systeem.
De hele keten is versleuteld en traceerbaar. Je kan zien of de factuur is afgeleverd, geaccepteerd of geweigerd.
Wat kost Peppol?
Peppol zelf is gratis. Maar je hebt een Access Point nodig, en die rekent meestal per verstuurde of ontvangen factuur. De kosten varieren van een paar cent tot een paar euro per factuur, afhankelijk van de provider.
Peppol en Klair
Klair verbindt met een gecertificeerd Access Point zodat jij je nergens zorgen over hoeft te maken. Je maakt een factuur, drukt op versturen, en Klair regelt de rest. Peppol is onzichtbaar, zoals het hoort.